Řízení týmů

Existují procesy, které stojí na lidských vstupech. Lidská složka je stále velmi důležitá i době počítačů a pokročilé automatizace. Klíčovými prvky pro úspěšné fungování takovýchto procesů je dobrý systém řízení úkolů, flexibilní systém rolí, přehledná prezentace informací a podpora spolupráce řešitelů včetně možnosti delegace úkolů.

více

Předpokladem dobře odvedené práce je vytvoření kvalitních pracovních podmínek. S tím souvisí i široké spektrum HR procesů. Team assistant vám nabídne oporu v naplnění strategie rozvoje vašich zaměstnanců.

Už dávno není podmínkou, že lidé musí sedět v jedné kanceláři, geografické vzdálenosti již nejsou překážkou pro spolupráci. Virtuální týmy jsou stále častější. Zkombinujte neomezené možnosti svého týmu s ověřenými metodami organizace spolupráce a využijte procesní řízení.

Procesy se neodehrávají jen uvnitř firem, ale zahrnují i komunikaci a spolupráci s klienty, odběrateli a dodavateli. Řešte tedy B2B a B2C procesy společně s vašimi partnery a ušetříte čas i finanční náklady. Zrychlete společné obchody.

Některé procesy jsou pro firmu klíčové, jiné jsou podpůrné, ale bez nich to také nejde. Team assistant umožňuje ušetřit čas strávený řešením podpůrných procesů a tak se můžete lépe věnovat těm skutečně důležitým aktivitám.

Jednou z obvyklých činností managementu je schvalování. Schvalují se dovolené. Schvalují se služební cesty. Schvalují se žádanky o nákup. Vyřešení schvalovacích procesů často přináší rychlý a dobře viditelný výsledek. I proto bývá schvalování v mnoha firmách řešeno mezi prvními podpůrnými procesy.

Tvorba plánů a předpovědí je zpravidla komplikovaná činnost s řadou navazujících kroků. Některé se navíc mohou cyklicky opakovat. Na přípravě plánu se v některých společnostech podílí velké množství lidí. Příprava plánu je citlivá na dostupnost přesných a aktuálních informací a na jejich synchronizaci mezi všemi účastníky plánování. Popište svůj plánovací proces a řiďte ho pomocí Team assistant. Vyvarujte se zbytečných komplikací.

Málokterá společnost se dnes obejde bez počítačů, internetu a tím pádem i bez IT oddělení. Chcete zlepšit výkonnost vašeho IT oddělení a spokojenost uživatelů s poskytovanými službami? Zkuste ITIL, mezinárodně uznávaný standard pro řízení IT služeb, a implementujte si osvědčené procesy do team assistant.

Kvalitu svých služeb nebo výrobků můžete svým obchodním partnerům prokázat i implementací mezinárodních norem a získáním patřičných certifikátů. Pro většinu těchto norem je nezbytné zmapovat procesy a následně doložit jejich aplikaci. Team assistant vám umožní nejen tyto procesy formalizovat, ale také zavést do praxe. Nestane se tak, že směrnice skončí bezpečně uložené v šanonu. Team assistant uživatelům usnadní jejich použití, ohlídá lhůty a navrhne správné kroky. Zároveň také průběžně vznikají záznamy a doklady, že definované procesy jsou vaší společností dodržovány.

Každá společnost je omezována zákonnými i smluvními lhůtami. Jejich nedodržení obvykle znamená problém. Team assistant může fungovat i jako virtuální asistentka. Hlídá termíny a udržuje vám přehled. Upozorňuje na potenciální problémy, nesplete se, nezapomene.

Pokud uplatňujete projektový přístup k dosažení vybraných cílů, možná nepotřebujete specializovaný nástroj na řízení projektů. Nadefinujte si projekt v aplikaci team assistant a zasaďte ho i do dalších souvisejících procesů. V kontextu ostatních procesů můžete najít možné zefektivnění.

Oběh dokumentů

V některých procesech je kladen silný důraz na práci s dokumenty. Například schvalování žádostí o úvěr je dokládáno celou řadou dokumentů a vzniká řada záznamů. Speciální funkce pro správu a řízení životního cyklu dokumentů a záznamů jsou zde nezbytností. V řadě společností jsou používány speciální DMS (document management system). Integrace procesů s DMS patří mezi další obvyklé požadavky.

více

Nadefinování procesů a jasné formální zdokumentování jejich aplikace je jedním z předpokladů získání certifikací i dalších mezinárodně uznávaných dokladů ověřujících splnění přísných ISO norem. Získání certifikace se i pro vás může stát předpokladem uzavření obchodu.

Jasně definované procesy vám pomohou rychleji a efektivněji zaškolit nového zaměstnance. Sepsané směrnice v šanonu jsou minulostí. Zapište je online v přehledném grafu a rovnou je uveďte v život!

Pokud chcete mít spokojené obchodní partnery, neobejdete se bez spokojených zaměstnanců, kteří jsou schopni včas splnit dané úkoly a umí jednat se zákazníky. Investice do rozvoje lidských zdrojů se vždy vrací. Dokumentujte HR procesy pomocí team assistant, omezte svým lidem zbytečnou administrativní zátěž.

Důležitými obchodními dokumenty nejsou jen objednávky a faktury. Ale také žádosti o nabídku, specifikace dodávky, vaše nabídky, ceníky, záznamy o spokojenosti zákazníků… Ve vztahu k obchodním partnerům i klientům (B2B i B2C) najdeme mnoho dalších příkladů. Hýčkejte tedy své obchodní partnery spolehlivou spoluprací – postupujte k cíli podle definovaných kroků procesu a vše mějte pečlivě zdokumentované.

Ani v případě uplatňování projektového přístupu se neobejdete bez dokumentů. Zadávací dokumentace, projektové zápisy, akceptační dokumenty a řada dalších dokumentů, které musí být vytvořeny, pečlivě prostudovány, zkontrolovány a schváleny. A vždy dohledatelné. Každý zákazník ocení, když konzistentně aplikujete projektovou metodiku.

Máte složitý systém povinného zakládání dokumentů? Řiďte jejich organizaci pomocí aplikace team assistant a mějte jistotu, že doklady jsou na svém místě. Team assistant, stejně jako dobá sekretářka, nezapomíná, udržuje vám přehled a nedělá chyby.

Integrace informačních systémů

Některé procesy mohou reagovat na událost generovanou jiným systémem nebo jiným procesem. Častá je spolupráce s jinými informačními systémy. Lidské zásahy se zde zpravidla omezují na řešení výjimek a zvláštních situací. V těchto případech by měl systém zareagovat a pracovat dál bez zásahu člověka. Informace o stavu procesu dokáže poskytnout systém dashboardů. Typickými požadavky na takovéto procesy jsou silné integrační schopnosti, možnost začlenění různých systémů se SOA architekturou a schopnost generovat a prezentovat výjimky lidské obsluze.

více

Pokud spolupracujete se svými obchodními partnery, znamená to, že sdílíte společný B2B proces, jehož výsledkem je výrobek nebo služba pro vaše zákazníky. Jak zefektivnit tento proces? Zapojte do spolupráce i vaše informační systémy. Není důvod, aby si vaše systémy nemohly vyměňovat data a informace přímo mezi sebou a minimalizovaly tak lidskou práci. Team asistent vám pomůže. Každý ocení, že nemusí ručně zadávat do systému data, která dostává od obchodního partnera.

Mnoho HR procesů má dopad na velký počet informačních systémů. Dobrým příkladem je přijetí nového pracovníka, které zpravidla znamená zřízení přístupu do řady informačních systémů. Minimalizujte práci vašich administrátorů a nechte aplikaci team assistant, ať za vás některé kroky udělá sám.

Řada firemních procesů má svůj informační dopad na více informačních systémů. V závislosti na typech integračních vazeb, objemu a frekvenci požadavků na přenášená data mezi těmito systémy jsou voleny různé integrační techniky. Team assistant vám může pomoci propojit tyto systémy tak, aby si samy mezi sebou předávaly potřebné informace.

Rozhodování podle obchodních pravidel

Business pravidla odráží to, jakým způsobem funguje vaše společnost. V některých se ukrývá konkurenční výhoda – jsou tedy unikátní. U některých je naopak žádoucí použít mnohokrát ověřené postupy. Například strategie komunikace se zákazníkem volajícím na linku podpory obsahuje pravidla a reakce na všechny možné stavy a kombinace vstupních informací a pomáhá vám efektivně řešit požadavky zákazníků. Některá pravidla lze popsat pomocí jednoduchých podmínek „když – tak“, jiná mohou mít složitou hierarchickou strukturu. Aplikace Team assistant zvládne obojí.

více

Čím užší je B2B spolupráce s vašimi obchodními partnery, tím propracovanější bývají dohody upravující postupy vzájemné kooperace. Pokud to promítnete do detailnější specifikace procesu, může za vás team assistant sám detekovat různé stavy spolupráce a bez časového prodlení sám nabízet správná řešení nebo další postupy.

Stejná situace nastává i v dalších oblastech. Čím propracovanější jsou vaše HR postupy, tím přesněji mohou reagovat na individuální stavy vašich pracovníků. Pokud vaše společnost funguje na bázi procesního řízení delší dobu, stávají se vaše procesy nevyhnutelně dokonalejšími a propracovanějšími. Zároveň dokáží samy detekovat a řešit jemné odchylky. Například při implementaci norem na řízení kvality je neustálé zdokonalování přímo součástí požadavků na systém. Vaše směrnice mohou brát v úvahu více atributů a nabízet lepší postupy. Hlídání lhůt může být více kontextové. Různé schvalovací postupy mohou brát v úvahu více kritérií pro stanovaní správného postupu schvalování – můžete zodpovědnost rozložit na více pracovníků, například v závislosti na typu žádosti a schvalovacím limitu jednotlivých úrovní manažerů. Team assistant se tak více přiblíží ideálu fungování vaší osobní virtuální asistentky.

Dotazy, požadavky a objednávky

Řízení vztahů se zákazníky (CRM) v sobě obsahuje i podporu operátorů pracujících na řešení dotazů, případů, požadavků, objednávek a na mnoha dalších úkolech. Procesy pro správu případů musí zabezpečit poskytování komplexních informací k řešenému případu. Často to znamená úzkou spolupráci se specializovaným CRM systémem. A zároveň musí rychle poskytnout přesný návod dalšího postupu.

více

Chcete zlepšit výkonnost vašeho IT oddělení a spokojenost uživatelů s kvalitou poskytovaných služeb? Zvažte využití osvědčených procesů z knihovny ITIL, mezinárodně uznávaného standardu pro řízení IT služeb.

Pokud zákazníkovi umožníte stát se vaším rovnocenným partnerem, můžete tím zvýšit jeho spokojenost a loajalitu. Team assistant vám dává nástroj, jak zákazníka přímo zapojit do vašich procesů. Omezíte zbytečnou administrativu, která zpomaluje práci vaší i klientovu.

Podpora projektů

Projektové i procesní řízení má své nesporné výhody. Oba přístupy mají i společný cíl: dosáhnout cíle v daném čase a efektivně využít zdroje, které jsou k dispozici. Kombinací obou přístupů vznikají projektově orientované procesy. Tyto procesy obvykle bývají rozdělené na fáze se samostatným sledováním stupně rozpracovanosti. Sledujeme kompletní využívání zdrojů a monitorujeme celkové náklady na dosažení cíle.

více

Team assistant vám umožní začlenit řízení projektů do vašich stávajících i nově budovaných obchodních postupů tak, abyste snáze dosahovali svých cílů. Pohlídá termíny a zorganizuje potřebné dokumenty. Poskytne vám náhled na celkový stav procesu i na stav jednotlivých dílčích kroků.

Virtuální týmy mohou být dobrým příkladem pro využití projektově orientovaných procesů. Lidé na různých místech řeší zadaný úkol, jejich kroky se vzájemně ovlivňují, doplňují a zároveň lze na jednom místě sledovat celkový pokrok v dosahování projektového cíle. Informace jsou efektivně předávány mezi jednotlivými řešiteli navzájem i mezi řešiteli a managementem projektu.

Zpracování událostí

Každá společnost využívá jeden nebo více informačních systémů (ERP, CRM, apod.) Pokud se rozhodnete zlepšovat vaše stávající procesy, které zahrnují práci s těmito systémy, potřebujete procesy modelovat a měřit. Vhodným mechanismem, jak neinvazivně napojit vaše procesy do stávající infrastruktury, je využívání mechanismu událostí (event-centric processes). Všechny důležité informace pro získání přehledu o stavu procesu a jeho efektivitě jsou získávány v kontextu událostí vznikajících v primárních informačních systémech.

více

Tento mechanismus lze s úspěchem využít při integraci aplikací. Řada firemních procesů má svůj informační dopad na více informačních systémů. V závislosti na typech integračních vazeb, objemu a frekvenci požadavků na přenášená data mezi těmito systémy jsou voleny různé integrační techniky.

Team assistant lze také využít na definici procesů, které pomáhají uživatelům řešit různé stavy (objektivně) vznikající při běžné činnosti vaší společnosti a na které je nutné reagovat. Využíváme toho, že mají svůj obraz ve vašem informačním systému a ten po jejich detekci dokáže generovat technickou událost. Pokud vaše auditní databázové systémy obsahují záznam o incidentu vybraného typu, nabídne team assistant administrátorovi kroky, jak postupovat v souladu se směrnicí vydanou pro tento účel.

 

 

 

 

 

 

Stáhněte si detaily procesů a příkladů v pdfStáhněte si detaily
procesů a příkladů v pdf
Vyžádejte si více informací
Logo Team Assistant VideoukázkaKontakt