obrazek

 

Město Říčany - procesní a projektové řízení

„Automatizace procesů v Městském úřadě v Říčanech ukázala, že procesní řízení přináší výhody nejen v komerčních organizacích, ale přirozeně patří také do veřejné správy, kde má přínosy pro jednotlivé občany i celé komunity.“

Vlastimil Šimek, CEO Neit Consulting

stáhnout pdf

více

Název projektu

Automatizace vybraných procesů a projektového řízení včetně licence na technologii umožňující řízení a sledování procesů a podávání informací v reálném čase

Popis služby

Cíle dodávané služby byly:

  • Oživit/ automatizovat vybrané klíčové, popř. další, výrazně neefektivní procesy
  • Automatizovat systém projektového řízení
  • Automatizovat karty projektů Akčního plánu
  • Umožnění uživatelům testovat automatizovaný systém
  • Zavedení automatizovaného sytému do ostrého provozu
  • Zaškolení IT specialisty Městského úřadu Říčany v práci s automatizovaným systémem.
V rámci projektu společnost Neit Consulting realizovala tyto aktivity:
  1. Namodelování, oživení a automatizace 15 klíčových procesů MÚ.
  2. Automatizace systému projektového řízení - funkční model projektového řízení. Součástí zavedení systému pro podporu projektového řízení je:
  3. Analýza stávajícího stavu projektového řízení, včetně analýzy požadavků na životní cyklus projektu (organizace, role, pravidla, definice, plánování, monitoring, realizace, provoz, publicita, řízení rizik a stanovení priorit).
  4. Návrh opatření na optimalizaci projektového řízení.
  5. Vytvoření šablon pro všechny typy projektů definované Akčním plánem města Říčany, včetně organizačních aspektů projektu, nastavení upozorňování, schvalovacích procedur, řízení rozpočtu, vykazování ukazatelů, monitorování a reportingu projektů. Automatizace karet 30 projektů Akčního plánu.
  6. Vyškolení IT specialisty v obsluze systému tak, aby byl schopen samostatně aktualizovat stávající a zadávat dosud nezadané procesy.
  7. Vyškolení členů užšího a širšího týmu projektu tak, aby mohli účinně testovat automatizovaný systém.
  8. Dodávka licencí, implementace informačního systému, zavedení ostrého provozu.
  9. Poskytování služeb technické podpory pro informační systém.

Počet uživatelů: 160
Délka definice a testování procesů: 12/2011 – 7/2012

 

obrazek

 

Obchodně - servisní procesy ve společnosti EDM TRADE

„Každá změna v procesech firmy přináší obvyklou resistenci. Většinou jsou firemní procesy určovány koncepčně shora tak, aby tvořili celek s ostatními odděleními. Aplikace team assistant je natolik flexibilní, že lze do koncepčního řešení vkládat i ty malé detaily, které vedení občas přehlíží, pro praxi jsou však nezbytné. Díky tomu se aplikace stává velmi přátelskou a to zajišťuje snadnou implementaci a přijetí koncovými uživateli. Musím velmi ocenit podporu ze strany firmy Perspia, která nám pomohla naše představy přetavit do reálné aplikace.“

Luboš Valenta, jednatel společnosti EDM Trade s.r.o.

stáhnout pdf

více

O společnosti

Firma EDM TRADE s.r.o. se zabývá prodejem a servisem elektroerozivních strojů. Mezi její partnery patří japonský výrobce Mitsubishi Electric B. V. a německá společnost OPSINGERSOLL GmbH. Je držitelem certifikace normy řízení kvality ISO 9001:2008 a v konkurenčním prostředí musí plnit řadu náročných požadavků zákazníků. Společnost se dělí na obchodní a servisní část. V obchodní části organizace zpracovává klientskou část, obchodní nabídky, kupní smlouvy, organizaci dodávek atd. V servisní části pak odborný servis strojů, technologické poradenství, odborné předvedení strojů, provedení testovacích řezů a zkoušek a komplexní řešení náročných požadavků z výroby.

Výzva

Společnost používá podnikový systém, který není natolik flexibilní, aby pokryl veškeré nároky na řízení „chodu“ firmy. Aplikace team assistant měla standardizovat naše pracovní postupy. Cílem bylo optimalizovat jejich funkčnost a zároveň pomáhat zaměstnancům šetřit náklady.
Požadavky byly následující:

  • Jednoduchá identifikace klienta a instalovaného stroje pro servisního technika
  • Přehledná šablona servisní zprávy
  • Minimum kroků pro plnohodnotné vyplnění reportu
  • Automatické vyhotovení a odeslání zprávy příjemci a její potvrzení
  • Automatické zaslání k fakturaci a archivaci

Řešení

Klíčové se ukázalo přesné popsání jednotlivých procesů. I když se to zpočátku zdálo jednoduché, praxe ukázala, že jednoznačně definovat pracovní/firemní proces je zásadní. V průběhu definice procesu docházelo k jeho úpravám a optimalizaci. U nás ve firmě jsme začali v servisním oddělení.
Výsledek:

  • Eliminace papírování ze strany techniků
  • Zkrácení doby úhrady servisních prací, díky včasné fakturaci
  • Veškerá dokumentace ukládána elektronicky, šetříme životní prostředí
  • Kontrola úhrad za provedený servis
  • Omezení možných chyb při fakturaci
  • Dodatečné klientské služby

Počet uživatelů: 4
Délka definice a testování procesů: 2 týdny
Termín realizace: únor 2012

 

obrazek

 

Obchodní procesy ve společnosti Neit Consulting

„Nasazení aplikace team assistant přineslo okamžité výsledky. Dramaticky se zvýšil náš přehled o všech detailech procesů spojených s naší dodávkou. Oceňuji, že informace jsou k dispozici ihned a přehledně. Věřím, že to zaznamenají i naši zákazníci jako další krok ve zlepšování našich služeb.“

Radek Vojta, jednatel společnosti Neit Consulting

stáhnout pdf

více

O společnosti

Společnost Neit Consulting poskytuje konzultační služby v oblasti informačních a komunikačních technologií. Její specialisté jsou primárně zaměřeni na dodávky řešení založených na technologické a aplikační platformě Oracle:

  • Datové sklady a Business Intelligence
  • Oracle E-Business Suite
  • Návrhy podnikových architektur
  • Systémová integrace
  • Zakázkový vývoj software
  • Administrace a ladění výkonnosti
  • Testování
  • Školení produktů a technologií Oracle

Výzva

Neit Consulting má popsány své hlavní procesy – je držitelem certifikace normy řízení kvality ISO 9001:2008. Společnost nemá žádný hlavní informační systém, který by tyto procesy plně pokrýval. Neit Consulting používá systém pro správu znalostí a dokumentů (Confluence), systém pro přiřazování zdrojů a vykazování práce (interně vyvinutá aplikace) a systém pro tvorbu faktur (Money S3). Společnost dále využívá kancelářský balík MS Office a sadu aplikací Google Apps. Agendy účetnictví a personalistika jsou kompletně outsourcované.
Očekávání managementu od nasazení aplikace teamassistant:

  • Zlepšení řízení všech hlavních procesů
  • Detailní přehled o všech aktivitách týkajících se hlavních procesů
  • Získání podkladů pro další optimalizaci procesů

Řešení

Nasazení produktu teamassistant pro hlavní procesy:

  • Dodávka služeb formou projektu fixní rozsah, fixní termín, fixní cena
  • Dodávka služeb formou bodyshoppingu
  • Dodávka licencí

Tyto hlavní procesy dále obsahují podprocesy pro řešení:

  • Tvorba nabídek
  • Smluvní jednání
  • Tvorba objednávek
  • Alokace zdrojů a tvorba výkazů práce
  • Tvorba nákupních objednávek
  • Příjem faktur
  • Vydávání faktur

Dále byly v druhém kroku doplněny pomocné procesy pokrývající oblast HR.

Počet uživatelů: 30
Délka definice a testování procesů: 2 týdny
Termín realizace: březen 2011
Stávající používané informační systémy jsou do procesů integrovány.

 

obrazek

 

Podpora provozního řízení AKM Majer & Partners

„Řešení různých agend pomocí aplikace team assistant zefektivnilo naši práci. Máme podrobný přehled o průběhu jednotlivých případů. Získali jsme podklady pro lepší řízení.“

Jitka Procházková,výkonná ředitelka AKM Majer & Partners, www.akmajer.cz

 

stáhnout pdf

více

O společnosti

Advokátní kancelář AKM MAJER & PARTNERS poskytuje komplexní právní služby v oblasti občanského práva, obchodního práva, finančního práva, pracovního práva a správního práva. Největší objem případů eviduje v oblasti soudního vymáhání pohledávek.

Výzva

Zefektivnit procesy, sjednotit schvalovací řízení a současné papírové evidence převést na elektronické. Pro provozní řízení společnosti není využíván žádný informační systém. Procesy jsou popsány ve směrnicích a interních postupech.
Očekávání vedení společnosti od nasazení aplikace team assistant:

  • Přehledná elektronická evidence různých agend
  • Podpora systematické práce
  • Rychlé a snadné přidání nové agendy/procesu

Řešení

Nasazení produktu teamassistant pro hlavní procesy:

  • Interní IT podpora
    • podpora HW
    • podpora SW
    • správa dat
    • nástroj pro řízení IT oddělení
  • Podporu pro personální oddělení
    • přijetí zaměstnanců, evidence, nastavení přístupů, školení
    • evidence nepřítomností, schvalování dovolené, volna
    • proces hodnocení zaměstnanců, motivační program
    • nástroj pro řízení IT oddělení
  • Schvalovací procesy pro provozní potřeby AKM
    • schválení směrnic, postupů, vzorů
    • schvalování nákupů

Při úvodním modelování procesů byly využity stávající pracovní postupy a směrnice. Na základě zpětné vazby od uživatelů a na základě statistických informací o realizovaných případech jsou procesy dále průběžně optimalizovány.

Počet uživatelů: 70
Délka definice a testování procesů: 1 měsíc
Termín realizace: červen 2011

 

obrazek

 

Podpora IT oddělení Český inkasní servis

„Přenesení evidence požadavků do aplikace team assistant nám umožnilo jejich efektivní správu. Stav požadavků je průběžně sledován jak jejich zadavateli, tak IT oddělením. Uvažujeme o dalším využití aplikace team assistant v oblasti správy budov a údržby a opravy technického vybavení.“

Mário Olšovský,výkonný ředitel společnosti Český inkasní servis spol. s r. o.

 

stáhnout pdf

více

O společnosti

Český inkasní servis, spol. s r.o. poskytuje služby v oblasti správy pohledávek, mimosoudního vymáhání pohledávek a zajištění služeb soudního a exekučního vymáhání pohledávek.

Výzva

Řešit evidenci a správu požadavků v souvislosti s nasazením nového informačního systému.

V současné době probíhá implementace nového klíčového informačního systému. Paralelně je provozován stávající informační systém. Kromě implementačního projektu, který inkrementálně předává do provozu nový systém, je nutné zajistit i podporu systému starého. Vznikají různé požadavky uživatelů:

  • nastavení nebo úprava nového informačního systému
  • řešení provozních potřeb
  • migrační požadavky
  • oprava chyb, kterou je třeba řešit buď s podporou interního IT oddělení, nebo ve spolupráci s dodavatelem IS
Očekávání vedení společnosti od nasazení aplikace team assistant:

  • Okamžitý přehled o evidovaných požadavcích aktuálních/ukončených včetně detailní informace o stavu požadavku, osobách, které se na řešení podílejí a včetně kompletní historie
  • Zpřístupnění aplikace s možností zadávat požadavky jak pro vlastní zaměstnance, tak pro uživatele s externím přístupem do IS
  • Podpora pro systematické řešení různých typů požadavků

Řešení

Nasazení produktu team assistant pro evidenci a řešení výše popsaných typů požadavků. Pro úspěšné nasazení bylo klíčové:

  • Dobře definovat kritéria pro výběr způsobu řešení požadavku (interním IT oddělením nebo externím dodavatelem IS) a postupy řešení pro všechny případy
  • Využití hromadného importu a zavedení uživatelů do systému (nepoužíváme centrální adresářové služby typu LDAP pro jejich správu)
  • Využití systému zásobníku požadavků, ze kterého si jednotliví pracovníci odebírají požadavky k řešení dle své kompetence

Pro řešení všech typů požadavků se podařilo definovat jeden proces.

Počet uživatelů: 190
Délka definice a testování procesů: 2 týdny
Termín realizace: březen 2011

 
Logo Team Assistant VideoukázkaKontakt