První přihlášení

Průvodce prvním přihlášením, editací osobních údajů a nastavení na míru.

stáhnout pdf

více

Pro přihlášení je vždy nutné vyplnit přihlašovací jméno a heslo.



Po přihlášení se zobrazí první stránka s celkovým přehledem. Její popis naleznete v oddíle Popis karty „Domů“. Pro editaci údajů a osobní nastavení klikněte na kartu „Nastavení“.



Na záložce „Uživatel“ můžete ke svému jménu doplnit svůj e-mail, dále máte možnost nahrát svou fotografii a změnit heslo.



Záložka „Kontakt“ umožňuje editaci kontaktních údajů.



Záložka „Nastavení“ umožňuje změnu jazykového nastavení a volbu frekvence zasílání upozornění e-mailem.



Další záložky - „Nastavení organizace“ a „Autentizace“ vidí pouze uživatelé s právy „administrator“ a „poweruser“. Na záložce „Nastavení organizace“ jsou k nalezení informace o organizaci, její fakturační a další údaje a je zde možnost jejich editace.



Pro lepší orientaci v aplikaci team assistant si můžete zapnout nápovědu kliknutím na tlačítko „Nápověda“, která vám bude zobrazovat tipy k jednotlivým položkám aplikace.



Ikona „Web“ vás přesměruje na tento web, kde můžete najít všechny další potřebné informace.



Nyní máte veškeré informace, které potřebuje pro své první přihlášení do aplikace team assistant a pro přizpůsobení aplikace sobě na míru.

Popis karty „Domů“

Zde naleznete základní popis úvodní stránky aplikace team assistant.

stáhnout pdf

více

V horní části naleznete ikony jednotlivých karet. Viditelnost některých karet závisí na právech přiřazených konkrétnímu uživateli. Tato část se nemění a je vždy viditelná.



V levé části vždy naleznete stromovou navigaci, která umožňuje pohyb uvnitř karty. Na kartě „Domů“ tak naleznete přehled úkolů a případů a jejich jednotlivých podskupin. Dále zde naleznete možnost podívat se na aktuální statistiky a přehledy a definovat si nové. Návod na zpracování statistik a přehledů naleznete v části Statistiky a přehledy.



Ve střední části se nachází hlavní pracovní prostor.



Na úvodní stránce se v pravé části nachází kalendář se zvýrazněným aktuálním datem. Pod kalendářem se nachází sekce upozornění, kde naleznete souhrn nejdůležitějších informací týkajících se vašich úkolů a případů.



Na pravé straně aplikace vždy naleznete ikony, které vám zpřístupní všechny volby, jež můžete s daným prvkem udělat. Nepotřebujete tedy žádné klikání pravým tlačítkem myši. Jednoduše označte v tabulce prvek, který chcete zpracovat, a možnosti zpracování se barevně označí.



Popis karty „Plánování“

Prohlédněte si možnosti plánování, které aplikace teamassistant nabízí uživatelům s právem „poweruser“ a „administrator“.

stáhnout pdf

více

Na kartě „Plánování“ se můžete na plány podívat primárně podle frekvence opakování nebo podle garantů jednotlivých plánů.



Pro rychlou orientaci jsou plány označeny barevnou vlaječkou, aktivní plány jsou zelené, neaktivní červené.



Změnit stav plánu z neaktivního na aktivní a naopak můžete jednoduše pomocí ikony „Stav“.



V dialogovém oknu pak jen zvolte požadovaný stav plánu.



Plány můžete přidávat, upravovat a mazat. Detailní návod na přidání plánu naleznete zde. Přidání plánu



Plány je možno i filtrovat. Detailní návod naleznete v kapitole Práce s tabulkou: řazení řádků a filtrování“



Popis karty „Šablony“

Základní přehled práce se šablonami pro uživatele s právem „poweruser“ a „administrator“.

stáhnout pdf

více

Karta „Šablony“ umožňuje, jak název naznačuje, správu šablon a tvoření nových šablon. Šablony je možno třídit do jednotlivých složek.



Pro rychlejší orientaci je status každé šablony označen vlaječkou ve sloupci status. Zelená vlajka označuje aktivní šablonu, tužka označuje šablonu ve vývoji a červená vlaječka označuje neaktivní šablonu.



Kliknutím na tlačítko „Status“ můžete upravit status šablony.



V dialogovém oknu jednoduše vyberte, jaký status vybrané šabloně přiřadíte a změnu uložte.



Šablonu je možno začít vytvářet od úplného začátku nebo vyjít z již existující, kterou si zkopírujete, uložíte pod novým názvem a upravíte dle aktuálních potřeb. Návod na zadání nové šablony naleznete zde. Vytvoření šablony. Detailní návod na konkrétní ukázce naleznete zde Vytvoření šablony – konkrétní ukázka



V případě, že máte šablon více a chcete si je zpřehlednit, můžete využít filtr. Pokud vás zajímají další funkce filtru, podívejte se sem.



Všechny šablony nemusíte vytvářet. Některé vám může poskytnout váš dodavatel či zákazník, jiné můžete stáhnout z našeho webu a importovat do své aplikace. Detailní návod k importu/exportu naleznete v kapitole Práce s tabulkou II: import a export.



Popis karty "Uživatelé"

Podívejte se, jaké možnosti správy uživatelů získáte s aplikací team assistant. Tyto možnosti jsou přístupné jen uživatelům s právem „administrator“.

stáhnout pdf

více

Na uživatele se můžete dívat ze tří směrů: komplexně bez zařazení, podle zařazení v organizační struktuře nebo podle rolí. Pokud zatím nemáte nadefinované žádné uživatele a potřebuje vytvořit organizační strukturu a role, podívejte se na kapitolu „První nadefinování uživatelů – pro administrátory“.



Můžete přidat nového uživatele (viz „Přidání nového uživatele“), uživatele importovat a exportovat (viz Práce s tabulkou II: import a export) nebo si můžete uživatele filtrovat pomocí různých podmínek (detailnější popis v kapitole Práce s tabulkou I: řazení řádků a filtrování)



Administrátor dále může uživatele zamknout, čímž jim znemožní přihlášení do aplikace. Zamknout lze vybraného uživatele – stačí jej označit a kliknout na ikonu „Zámek“.



Pokud potřebuje zamknout více uživatelů najednou, můžete to udělat hromadě. Pokud není v tabulce označen žádný uživatel a kliknete na „Zámek“ zobrazí se dialog pro hromadné uzamčení. Mezi seznamy odemčených a uzamčených uživatelů můžete jednotlivé uživatele volně přesouvat pomocí tlačítka „Přidat“ do seznamu odemčených uživatelů nebo naopak ze seznamu odemčených uživatelů odebírat.



Administrátor dále může vyzvat všechny uživatele ke změně hesla. Slouží k tomu tlačítko „Výzva“. Pokud uživatel na výzvu nezareaguje, bude se výzva zobrazovat při každém přihlášení, dokud nebude heslo změněno.



Práce s tabulkou I: řazení řádků a filtrování

Jak efektivně pracovat s tabulkami v aplikaci team assistant a využít její možnosti na 100 %.

stáhnout pdf

více

Řádky v tabulce můžete jednoduše řadit abecedně, případně číselně. Stačí, když v tabulce kliknete na záhlaví sloupce, který chcete řadit. Hodnoty se seřadí vzestupně, na druhé kliknutí se řádky seřadí sestupně a při třetím se vrátí na původní seřazení. V dlouhých tabulkách se můžete pohybovat také pomocí klávesnice. Fungují zde šipky „nahoru“ a „dolů“, „page up“, „page down“, „home“ a „end“.



Hodnoty v tabulkách je dále možno filtrovat.



Při prvním zapnutí filtru se zobrazí obrazovka s malým „+“. Toto tlačítko přidává filtrovací podmínky.



Filtrovat můžete podle několika parametrů, které naleznete v rozbalovací liště, stejně tak můžete využít několik logických operátorů.



Pro detailnější filtrování můžete nastavit i více filtrovacích podmínek najednou. Klikněte na tlačítko „+“ a přidá se vám řádek pro další podmínku.



Zaškrtnuté políčko za filtrem označuje, že filtr je aktivní a bude použit na danou tabulku. Takto definovaný filtr tedy zobrazí šablony, které v názvu obsahují slovo „golf“ a zároveň je šablona aktivní.



Pokud chcete zrušit aplikaci filtru na danou tabulku, ale chcete, abyste daný filtr měli uložený pro pozdější použití, odznačte zaškrtávací políčko. Takto označený filtr vyfiltruje jen všechny aktivní šablony. Filtrovací podmínka obsahující název zůstává uložena pro další použití, ale nyní nebude aktivována.



Pokud chcete filtr úplně smazat, použijte tlačítko „-“ za filtrem.



Práce s tabulkou II: import a export

Uživatelé s právy „administrator“ a „poweruser“ mohou ke správě šablon a uživatelů využít funkci importu a exportu.

stáhnout pdf

více

Importovat/Exportovat je možno šablony a uživatele. Tyto dvě sekce mají pro import/export samostatnou záložku.



Importovat lze soubory ve formátu csv pomocí ikony „Import“.



V okně pro výběr dat vyberte soubor, který chcete importovat a svou volbu uložte.



Pokud naopak chcete exportovat šablonu nebo uživatele, označte patřičný řádek. Tím se vám zaktivní ikona „Export“ s jednou krabicí.



Pro export celého seznamu nemá označení řádku vliv. Pro hromadný export slouží ikona „Export“ se dvěma krabicemi.



Po zvolení exportu odsouhlaste svou volbu.



Výsledný export pojmenujte a uložte, kam potřebujete.



Statistiky a přehledy

Team assistant vám pomůže zjednodušit přípravu pravidelných i ad hoc reportů. Podívejte se, jaké reporty umí aplikace generovat, a usnadněte si práci.

stáhnout pdf

více

Aplikace team assistant vám poskytne základní údaje o úkolech a procesech v přehledném dashboardu, který spolu s ostatními statistikami a přehledy naleznete na kartě „Domů“. V základním nastavení uvidíte přehled úkolů a případů za aktuální měsíc.

Sloupcové grafy vám ukazují aktuální počet případů a úkolů a jejich vývoj v čase. Zeleně jsou označeny všechny případy, červený sloupec znázorňuje nevyřešené případy a úkoly. Přesný počet zjistíte přejetím myší přes sloupec.

Detailnější pohled na případy a úkoly potom poskytují koláčové grafy. Přejetí myší přes jednotlivé díly vám zvýrazní daný popisek v legendě včetně aktuální hodnoty.



V pravé části máte možnost dashboard upravovat na míru. Všechny 4 grafy se budou přizpůsobovat aktuálním parametrům.



V aplikaci si můžete definovat statistiku přesně na míru. V sekci statistika zvolte „Přidat“.



Vyplňte název statistiky a zvolte, zda chcete, aby si ji mohli prohlížet i ostatní uživatelé aplikace nebo zda bude neveřejná. Dále navolte parametry, které vás zajímají. Pořadí parametrů můžete měnit i po výběru pomocí šipek „nahoru“ a „dolů“.

Neveřejná statistika s názvem „test“, ve které budete sledovat počet nových úkolů, počet vyřešených úkolů po měsících a průměrnou délku úkolu bude nadefinovaná takto:



Po uložení se přidá statistika do přehledu statistik, kde je možnost ji dále upravovat, smazat ji nebo filtrovat, pokud je potřeba. Detailní návod na použití filtru naleznete v oddíle Práce s tabulkou II: import a export.



Zároveň se tato statistika přidala do seznamu statistik, kde je možno prohlédnout si konkrétní hodnoty.



Tvorba šablony - konkrétní příklad

Ukázka vytvoření šablony pro proces proplácení výdajů na reprezentaci pro pracovníky klientského servisu.

stáhnout pdf

více

Vycházejme z následující situace: firma poskytuje služby, každý zaměstnanec klientského servisu má na starost několik klientů. Obecná pravidla pro výdaje na reprezentaci jsou:

  • Jednorázové výdaje na drobné dárky pro klienty, občerstvení apod. do hodnoty 1 000 Kč jsou automaticky považovány za schválené.
  • Výdaje větší než 1 000 Kč musí schválit vedoucí oddělení.
  • Výdaje větší než 5 000 Kč schvaluje obchodní ředitel.
  • Zaměstnanec může požádat o poskytnutí zálohy.
  • V případě potřeby může účtárna požádat o schválení výdaje příslušného nadřízeného žadatele.
  • Mohou nastat 4 situace:

  • Výdaj do limitu bez zálohy
  • Výdaj do limitu se zálohou
  • Výdaj nad limit bez zálohy
  • Výdaj nad limit se zálohou
  • V aplikaci team assistant je tedy nutné mít nadefinovanou roli „pokladník“. Postup pro definování nových rolí naleznete v části „Nadefinování nové role“.

    Pokud máme takto promyšlený proces, můžeme začít vytvářet šablonu kliknutím na tlačítko „Přidat“.



    V dialogovém okně vyplňte název šablony, její popis, zařaďte ji do příslušné složky a přiřaďte, komu má být viditelná.



    V dalším kroku nadefinujte jednotlivé proměnné na kartě „Proměnné“. Proměnné jsou položky, které budou viditelné pro uživatele v jednotlivých úkolech, případně které budou mít uživatelé za povinnost vyplnit.
    V našem případě se tedy jedná o položky:

  • „Zákazník“
  • „Detaily výdaje“
  • „Celková částka“
  • „Chci zálohu“
  • „Částka zálohy“
  • „Schváleno nad limit“
  • „Vyjádření pokladníka“
  • Proměnné je možno jednoduše přidávat a upravovat kdykoli v procesu tvorby šablony.
    Definování nové proměnné začneme kliknutím na tlačítko „Přidat“.



    Vyplňte název nové proměnné a definujte její typ. Ten říká, jakým způsobem bude daná proměnná zobrazena uživatelům.

  • Typ „Text“ a „Text s více řádky“ umožní uživatelům zadat text s maximálně 1 000 znaky bez diakritiky (diakritika je počítána za dva znaky, proto výsledný počet znaků, který se uživatelům podaří vložit, může být nižší).
  • Typ „Datum“ nabídne kalendář k volbě termínu.
  • Typ „Číselník textů“, „Číselník datumů“ a „Číselník čísel“ umožní nadefinovat seznam odpovědí, ze kterých budou uživatelé volit.
  • Typ „Sekvence“ je proměnná typu číslo. To je vygenerováno automaticky při založení případu a je jedinečné. Žádný další případ takové číslo už nedostane. Je tedy možné ho použít jako ID.
  • Typ „Dynamický seznam“ je seznam textových položek, které nejsou definovány napevno, ale vychází z položek, které v aplikaci nezávisle existují. Pokud tedy zvolíte např. dynamický seznam „Uživatel“, v případě zadání nového uživatele se vám tento uživatel automaticky objeví i v seznamu hodnot proměnných v šabloně.
  • Jako první si nadefinujme proměnnou „Chci zálohu“. Tuto proměnnou bude vyplňovat iniciátor případu.

    Na tuto otázku existují podle směrnice dvě možné odpovědi: „ano“ a „ne“. Typ bude „Číselník textů“ a jednotlivé odpovědi vložíme přes formulář tlačítkem „Přidat“.

    Pokud bychom chtěli nějakou hodnotu smazat, stačí ji v seznamu označit a kliknout na „Odebrat“.

    Když máme zadané všechny odpovědi, můžeme celé okno uložit. Do tohoto dialogu je možné se kdykoli vrátit a provést změny nebo založit novou proměnnou.



    Nadefinované proměnné jsou k nalezení na kartě „Proměnné“. Další proměnnou založíme opět kliknutím na „Přidat“.
    Stejným typem jako „Chci zálohu“ bude i:

  • Proměnná „Schváleno nad limit“, která může nabývat hodnot „ano“, „ne“ a „doplnit“.
  • Proměnná „Vyjádření pokladníka“ s možnými hodnotami „doplnit“, „schválit“, „schválit nad 5 000 Kč“ a „v pořádku“.
  • Proměnná „Záloha vyplacena“, která může nabývat hodnot „ano“ a „ne“.


  • Při definování číselníků je možno využít buď vkládání jednotlivě (viz předchozí) nebo hromadné vkládání.

    Klinutím na tlačítko „Hromadně“ otevřeme okno pro vložení více hodnot najednou. Každý řádek oddělený klávesou enter bude tvořit jednu položku. Po zadání uložíme celý seznam pomocí „Vložit“.



    Dalším typem proměnných, které budeme v tomto případě potřebovat je typ „Číslo“.

    Iniciátor bude zadávat „Celkovou částku“, o jejíž proplacení žádá, a případně „Částku zálohy“. Stejným typem bude i „Částka k doplacení“.



    Textovým typem bude v tomto případě identifikace zákazníka.



    Typem „Text s více řádky“ bude proměnná „Detaily výdaje“, kam bude iniciátor zadávat další potřebné detaily.



    Dalším krokem v procesu tvorby šablony je definování úkolů. To můžeme udělat na kartě „Úkoly“ kliknutím na „Přidat“.



    Prvním krokem v tomto procesu bude start. Zde volíme první krok jako automatický stav. Ten umožňuje zpracování kroku bez lidského zásahu.

    Každý proces musí mít jasně nadefinovaný první krok, který proces spouští. Případně může být i několik prvních kroků, které se následně sbíhají v jednom bodě. Důležité je, že do tohoto kroku nesmí přicházet žádný jiný vstup z procesu. Stejně tak jsou jasně nastavené úkoly, které proces uzavírají.

    Důvodem pro použití automatického startu místo toho, aby se v prvním kroku hned vyplňovali údaje o požadovaném proplacení, je návaznost k dalším krokům. Pokud by totiž pokladník nebo osoba schvalující výdaj rozhodli, že je potřeba nějaké informace doplnit nebo zpřesnit, vracel by se celý proces do prvního kroku, čímž by úvodní úkol přestal být úvodní.



    Každý zvolený typ úkolu umožňuje nastavit různé parametry úkolu na jednotlivých kartách uvedených v záhlaví.

    Přepneme se tedy do karty „Plánování“, kde zkontrolujeme, že úkol potřebuje ke spuštění jen jednu akci (být spuštěn uživatelem).

    Nastavíme, kdy se má úkol zahájit (v našem případě necháme ihned, aby se úkol rozběhl okamžitě po té, co jej uživatel spustí).

    Je možno nastavit i termín, do kdy by měl být úkol splněn.

    Necháme nastaveno, že úkol nekončí celý proces.

    „Spustit úkol pouze jednou“ má význam především pro inicializační úkoly a touto volbou se zajistí, že se úkol nespustí vícekrát.

    „Multiinstance“ označuje znásobený nebo opakovaný úkol nebo podproces. Každý tento úkol či podproces může mít svá vlastní data.

    Výpočty v tomto kroku potřebovat nebudeme.



    Po uložení prvního úkolu se nám daný úkol zobrazí v přehledové tabulce. Další úkol přidáme opět tlačítkem „Přidat“.



    Dalším krokem v našem případě je samotná evidence výdaje – tedy krok, ve kterém bude iniciátor případu vyplňovat údaje o výdaji, o jehož proplacení se jedná.



    Jedná se o úkol, který bude řešit osoba řešitele, je tedy potřeba nadefinovat, kdo může být řešitelem. Role a organizační struktura vycházejí z interního nastavení organizace.



    Možnosti plánování jsme si popsali již v předchozím úkolu.



    Na kartě „Přiřazení proměnných“ nadefinujeme, které položky musí uživatel žádající o proplacení výdaje vyplnit. K tomu využijeme proměnné, které jsme nadefinovali dříve.

    Tyto proměnné se zobrazují v levém sloupci „Dostupné proměnné“.

    Prostřední část okna je rozdělena na tři oblasti:

  • „Proměnné pro čtení“ budou viditelné uživateli, ale nebude je moci měnit.
  • „Proměnné pro zápis“ uživatel může, ale nemusí editovat.
  • „Proměnné pro povinný zápis“ je nutné vyplnit, jinak nebude úkol možno splnit.
  • Po označení dostupné proměnné se zvýrazní tři tlačítka „Přidat“ – jedno ke každé kategorii. Pomocí těchto tlačítek můžeme rozmístit proměnné do jednotlivých kategorií. Není nutné rozmístit všechny dostupné proměnné.

    Pokud nějakou proměnnou přiřadíme špatně, stačí ji znovu označit a odebrat ji pomocí tlačítka „Odebrat“.

    Pořadí proměnných v kategorii lze měnit jejich označením a přesunutím pomocí tlačítek „Nahoru“ a „Dolů“.



    Pokud zjistíme, že nám nějaká proměnná chybí, jednoduše si ji nadefinujeme pomocí tlačítka „Přidat“ v pravé části s funkčními ikonami.



    Pro jednodušší práci pokladníka ještě nadefinujeme automatický výpočet částky k doplacení. K tomu slouží karta „Výpočty“, kde pomocí tlačítka „+“ přidáme řádek pro automatický výpočet.



    Z nabídky zvolíme proměnnou, kterou budeme chtít dopočítat – v našem případě se jedná o „Částku k doplacení“ a ikonou tužky si rozbalíme řádek pro vkládání výpočtu.



    Vzorec pro výpočet bude definován: „Částka k doplacení“ = „Celková částka“ – „Částka zálohy“. Z nabídky si tedy zvolíme jako první člen vzorce „Celkovou částku“ a pomocí tlačítka „Vložit“ uložíme do vzorce.



    Pro odečítání vložíme mínus tlačítkem „-“ definujeme druhý člen vzorce – „Částka zálohy“ a opět vložíme.



    Jestliže máme nadefinovaný vzorec, potvrdíme ho tlačítkem „Použít“. Pokud jsme někde v průběhu definování vzorce udělali chybu, je možno ji smazat běžnými klávesami „delete“ a „backspace“.

    „Zavřít“ uzavře okno bez uložení změn.



    Nakonec označíme, zda má být výpočet proveden na začátku kroku nebo na jeho konci. K tomu slouží první dvě ikony za řádkem se vzorcem.

    Barevné zvýraznění ikon označuje, kdy bude výpočet proveden. Bílá šipka v zeleném kolečku označuje provedení výpočtu na začátku úkolu, bílý čtvereček v oranžovém kolečku označuje provedení na konci úkolu.

    Zde zvolíme provedení na konci, vstupní údaje pro výpočet je nutno nejprve vyplnit. Celý výpočet uložíme.



    V přehledové tabulce nyní máme dva úkoly. Obrázek před názvem označuje, že oba úkoly jsou počátky procesu. Je to proto, že mezi úkoly ještě nejsou nadefinované vazby. Pro lepší představu o stavu šablony se podívejme na kartu graf.



    Zde se nelekněme, že vidíme pouze jeden úkol, když jsme si nadefinovali dva. Nastavení aplikace automaticky ukládá všechny úkoly do levého horního rohu. V případě více úkolů se úkoly zobrazují přes sebe. Označením a tahem myší přesuneme daný úkol kamkoli na pracovní plochu.



    Nastavme si úkoly, jak by měly jít za sebou a propojme je. Spojení mezi úkoly vytvoříme tak, že kliknutím označíme první úkol a stiskneme funkční ikonu „Spojení“.



    Nyní jen klikneme na úkol, který má následovat jako další v pořadí.



    V tuto chvíli máme nadefinovány první dva úkoly a spojení mezi nimi. Další úkoly je možno přidávat i přímo do grafu pomocí funkční ikony „Úkol“.

    (Doporučení: pro lepší přehlednost je vhodné si jednotlivé úkoly stavět do přibližné pozice v grafu ihned po jejich založení. Spojení je možné dodělat kdykoli v průběhu. Vzhledem ke komplexnosti tohoto příkladu budeme tento postup dodržovat. Nejprve nadefinujeme všechny úkoly a spojení doděláme nakonec.)



    Po té, co žadatel o proplacení výdaje vyplní všechny náležitosti, mohou podle směrnice nastat tři situace:

  • 1. Částka bude podléhat schválení (1 000 Kč – 5 000 Kč)
  • 2. Částka bude podléhat schválení nad 5 000 Kč
  • 3. Částka bude automaticky předschválená a žádost se postoupí rovnou pokladníkovi
  • Ad 1. a 2. Částka bude podléhat schválení, případně schválení nad 5 000 Kč
    Aby se mohl nadřízený rozhodnout, zda výdaj schválí, musí vidět všechny náležitosti žádosti. Tedy všechny proměnné, které jsme zadali v kroku „evidence výdaje“ jako povinné pro zápis, by schvalující osoba měla mít viditelné pro čtení.

    Naopak povinnou pro zápis by měla být informace o schválení případně neschválení (proměnná „Schváleno nad limit“ s možnými hodnotami „ano“, „ne“, „doplnit“).

    Ad 3. Částka bude automaticky předschválená a žádost se postoupí rovnou pokladníkovi
    Pokladník by měl mít možnost zkontrolovat všechny náležitosti žádosti, které žadatel vyplnil. Tedy všechny proměnné, které jsme zadali v kroku „evidence výdaje“ jako povinné pro zápis by u pokladníka měly být viditelné pro čtení.

    Pokladník se naopak musí vyjádřit (proměnná „Vyjádření pokladníka“), zda je žádost „v pořádku“ nebo je nutno ji „doplnit“. Případně se může vyjádřit i „schválit“ nebo „schválit nad 5 000 Kč“.

    Protože se u pokladníka dále schází i žádosti, které podléhaly schválení, musí mít možnost číst i vyjádření o schválení.



    Nyní nadefinujme, co se stane, pokud proplácení bude zamítnuto („Schváleno nad limit“ = „ne“).

    V takovém případě chceme, aby aplikace odeslala e-mailovou zprávu o zamítnutí. Založíme tedy nový úkol, který bude mít typ „E-mailová notifikace“. Protože máme dva druhy schvalování („Schválení“ a „Schválení nad limit“) vytvoříme notifikace adekvátně tomuto: „Neschválení“ a „Neschválení nad limit“.

    Odesláním e mailu celý proces končí. Na kartě „Plánování“ úkolu tedy změníme „Splnění úkolu končí celý případ“ z automaticky nastaveného „Ne“ na „Ano“.

    Parametry e-mailové zprávy nastavíme na kartě „Notifikace“.



    Aktualizované rozložení po drobných přesunech nalezneme na dalším obrázku. Označení v pravém horním rohu (bílý čtvereček v červeném kolečku) označuje poslední úkol procesu.



    Nyní máme ošetřené schválení, případně neschválení výdaje a musíme nastavit další kroky, které nastanou, jestliže pokladník nenajde v žádosti nedostatky a bude možno částku proplatit, případně bude možno vyplatit zálohu.

    Je nutné nadefinovat další dva úkoly:

  • „Proplacení z pokladny“ – tento úkol bude ukončovat celý případ
  • „Vyplacení zálohy“
  • Aktualizované schéma tedy vypadá takto:



    Když máme nadefinovány všechny úkoly, můžeme začít budovat spojení a podmínky. Představme si, jak celý případ probíhá.

    Uživatel spustí nový případ („Start“) a vyplní požadované údaje („Evidence výdaje“). Toto spojení již máme nadefinované.

    Předpokládejme, že částka bude v limitu a tím pádem automaticky předschválená. Postoupí tedy přímo na „Kontrolu pokladníkovi“.

    Máme nadefinované spojení, ale ještě je nutno určit, za jaké podmínky může postupovat případ tímto směrem. Jak jsme uvedli výše, stane se tak v případě, že částka je v limitu a není třeba schvalování.

    K definování podmínek využijeme proměnné, které jsme definovali v úvodu a které jednotliví uživatelé vyplňují. Podmínka tedy bude znít: „Celková částka“ < „1 000“.

    Necháme označené spojení, kterého se podmínka týká a klikneme na funkční ikonu „Podmínka“.



    V dialogovém okně danou podmínku navolíme. Podmínky je možno přidávat tlačítkem „+“ a odebírat pomocí „-“.



    Spojení, kde je nadefinovaná podmínka má u sebe zelený šestistěn s otazníkem.



    Vzhledem k tomu, že interní směrnice umožňuje vyplácení zálohy, vyvstává nám problém s podmínkami. Je možno nadefinovat složenou podmínku, ale není možno vytvořit dvě a více složených podmínek s tím, že by mezi nimi platila spojka „nebo“. Tento problém je možno jednoduše vyřešit pomocí automatických kroků.

    Nadefinujme si dva nové úkoly „Zálohový mezikrok I“ a „Zálohový mezikrok II“, které budou mít přiřazený typ „automatický stav“.



    Protože šablona by měla eliminovat zbytečnou administrativní zátěž a případné chyby, přidáme do kroku „Vyplacení zálohy“ jeden automatický výpočet. Ten automaticky zaznamená, že záloha byla vyplacena.

    Označíme tento úkol a klikneme na „Upravit“.

    Na kartě „Výpočty“ nadefinujeme automatický výpočet, který na konci kroku zaznamená, že záloha byla vyplacena.



    Vraťme se k budování spojení mezi jednotlivými kroky. Pokud se pokladník vyjádří, že je vše v pořádku (podmínka: „Vyjádření pokladníka“ = „v pořádku“), proces postoupí k „Zálohovému mezikroku I“.



    Tento mezikrok vyhodnotí podmínku, zda bylo požádáno o zálohu a pokud ne (podmínka: „Chci zálohu“ = „ne“), odešle případ na „Proplacení z pokladny“.



    Pokud bylo požádáno o zálohu (podmínka: „Chci zálohu“ = „ano“), přesune celý případ k „Zálohovému mezikroku II“.



    Zde najde uplatnění automatický výpočet, který jsme definovali výše. Pokud záloha ještě nebyla vyplacena (podmínka: „Záloha vyplacena“ = „ne“), celý případ se posune k „Vyplacení zálohy“.



    Po té, co je uživateli vyplacena záloha, vrací se celý proces téměř na začátek k „Evidenci výdaje“, kde je nutno zadat aktualizované údaje.



    Tyto aktualizované údaje podle již naznačených vazeb zkontroluje pokladník.

    Pokud se vyjádří, že je vše v pořádku, případ se posune až k „Zálohovému mezikroku II“. Protože záloha již byla vyplacena a v systému je to uloženo automatickým výpočtem, stačí nadefinovat podmínku „Záloha vyplacena“ = „ano“ ke spojení „Zálohový mezikrok II“ a „Proplacení z pokladny“.



    Pokud je částka v rozmezí 1 000 Kč až 5 000 Kč, je nutné ji schválit vedoucím oddělení. Složená podmínka, kdy všechny podmínky musí být splněné, zní: „Celková částka“ >= „1000“ a „Celková částka“ < „5000“. Nové spojení tedy vypadá takto:



    Vedoucí může výdaj schválit a tím celý proces automaticky posunout k pokladníkovi (podmínka: „Schváleno nad limit“ = „ano“).



    Výdaj nad limit může být ovšem také neschválen a v tom případě je potřeba, aby aplikace odeslala automatickou notifikaci (podmínka: „Schváleno na limit“ = „ne“).



    Pokud iniciátor případu vyplnil některé údaje nepřesně nebo neúplně (pokud jsou proměnné definovány jako „povinné pro zápis“ nelze úkol splnit bez jejich vyplnění), může si schvalující osoba vyžádat doplnění a tím vrátit případ k „Evidenci výdaje“ (podmínka: „Schváleno nad limit“ = „doplnit“).



    Obdobné situace mohou nastat i při schvalování výdaje nad 5 000 Kč – výdaj bude schválen a postoupen k pokladníkovi (podmínka: „Schváleno na limit“ = „ano“).

    Výdaj může být i neschválen a bude odeslána e-mailová zpráva (podmínka: „Schváleno nad limit“ = „ne“).

    Případně může být žádost vrácena k doplnění (podmínka: „Schváleno nad limit“ = „doplnit“).



    Pokud pokladník potřebuje schválení, stačí jeho vyjádření „schválit“.



    Pokud bude pokladním potřebovat schválení obchodního ředitele, musí se vyjádřit „schválit nad 5 000 Kč“.



    Případně může pokladník přijít na to, že žádost je vyplněna neúplně a vrátit ji zpět na doplnění (podmínka: „Vyjádření pokladníka“ = „doplnit“).



    Takto nadefinovaná šablona je již připravená k použití. Aby bylo možno ji využít pro spuštění prvního případu, je třeba v přehledu šablon nastavit její stav z „Ve vývoji“ na „Aktivní“.



    Hromadné přidání uživatelů a Vytvoření jednoho uživatele

    Ukázka hromadného přidání uživatelů a přidání jediného uživatele.

    stáhnout pdf

    více

    Základní popis definování uživatelů aplikace pro uživatele s právem „administrator“ a „poweruser“.

    Do aplikace je možné importovat uživatele hromadně nebo je vkládat jednotlivě. Pro hromadné vložení slouží import uživatelů v souboru ve formátu csv. Na kartě „Uživatelé“ klikněte na záložku „Import/Export“.

    Pro importování uživatelů klikněte na tlačítko import na pravé straně karty a dále pokračujte podle pokynů aplikace – vyberte soubor pro import a svou volbu uložte. Detailní popis naleznete v návodu „Práce s tabulkou II: import a export“.

    Pro vložení jen jednoho uživatele klikněte na kartě „Uživatelé“ na tlačítko „Přidat“.

    Po vyplnění údajů v polích je možné ještě uživateli přidělit zařazení a roli.

    Na záložce „Zařazení“ můžeme uživatele přiřadit do organizační jednotky, popřípadě jej určit jejím manažerem.

    Jako poslední záložka v tomto dialogovém okně jsou „Role“. Zde můžeme přiřadit jednu i více rolí.

    Po vyplnění potřebných údajů, přiřazení organizační jednotky a role uložíme uživatele tlačítkem „Uložit“.

    Po uložení uživatele se objeví na kartě uživatelé. Po vytvoření je uživatel automaticky uzamčen a čeká na ruční odemčení. Uzamčení uživatele znázorňuje ikona zámku na levé straně tabulky.

    Nadefinování nové role

    Ukázka vytvoření nové role a její přiřazení uživatelům.

    stáhnout pdf

    více

    Podívejte se na způsob nadefinování vlastních rolí a jejich přiřazení konkrétním uživatelům v aplikaci team assistant. Nové role mohou zakládat uživatelé s právem „administrator“ a „poweruser“.

    Na kartě „Uživatelé“ se v levé části nachází adresářová struktura. Klikněte na složku „Role“ a v tabulce se Vám objeví seznam již nadefinovaných rolí. Po prvním spuštění se zde budou nacházet pouze role nadefinované systémem. Pro přidání nové vlastní role klikněte na tlačítko „Přidat“.

    V dialogovém okně vyplňte potřebné údaje a tlačítkem „Uložit“ se šablona uloží a je připravena k použití. Tlačítko „Zavřít“ úpravy ukončí bez uložení.

    Nyní se role již nachází v seznamu rolí a je možné ji použít.

    Pro hromadné přiřazení role uživatelům ji jednoduše vyberete ze seznamu a kliknete na tlačítko „Přiřadit“.

    V levém okně se nacházejí všichni použitelní uživatelé. Jednoduchým vybráním uživatele a stisknutím tlačítka „+“ jej přesunete do pravého okna a tím mu přiřadíte danou roli. Pokud zmýlíte, stačí jen uživatele vybrat v pravém okně a stisknout tlačítko „-“. Poté přiřazení uložíme.

    Zadání nového případu bez použití šablony

    Podívejte se, jak lze zadat případ bez použití šablony.

    stáhnout pdf

    více

    Aplikace team assistant umožňuje zadat případy, pro které není dosud definovaná šablona. To je výhodné především v počátečních fázích využívání aplikace a při procesech, které nemají složitý průběh. Neztratíte tak přehled o drobnostech, které v úhrnu mohou znamenat velký objem práce.

    Pokud potřebujete zadat nový případ, klikněte na tlačítko „Nový“ v horní části okna aplikace.

    V dialogovém okně vyberte možnost „bez šablony“ a vyplňte název případu. Můžete zvolit prioritu případu, popřípadě termín dokončení případu (ale to není nezbytné). Pokračovat budete kliknutím na tlačítko „Uložit“.

    Po uložení případu se vám zobrazí okno s přehledem a další možnosti akce. Na úvodní záložce je stručný přehled případu s jeho názvem a v případě vyplnění i s termínem splnění úkolu.

    Další záložkou jsou „Poznámky k případu“, kde můžete sepsat případný postup případně jiné poznámky k danému případu. Poznámku vložíte napsáním textu do spodního textového pole a kliknutím na tlačítko „Přidat“.

    V pořadí třetí záložkou jsou „Přílohy“. K danému případu máte možnost přiložit soubor. V tabulce se zobrazí veškeré soubory, nahrané k tomuto případu. Soubor nahrajete tak, že kliknete na tlačítko „Přidat“.

    Zobrazí se vám okno s možností výběru souboru ve vašem počítači. Soubor nahrajete stisknutím tlačítka „Uložit“.

    Poslední záložkou jsou „Instrukce“, které je ovšem možno zadat jenom pro úkoly v šabloně. Pokud potřebujete řešiteli předat informace týkající se řešení úkolu, využijte poznámky k případu.

    Po vyplnění potřebných údajů a nahraní souborů, máte několik možností, jak dále pracovat s daným případem. Tyto možnosti znázorňují tlačítka na pravé straně:
      Kontakt – zobrazí kontakt na Iniciátora případu
      Tisk – vypíše informace o stávajícím případu a umožní vám jej vytisknout
      Přidat – umožní předřadit jiný případ
    Na závěr vyplňte Supervizora úkolu a Omezení pro řešitele a úkol uložte tlačítkem „Uložit“.

    Úkol dále můžete:
      Předat – daný případ můžete předat dalšímu uživateli. (Možnost předání jinému uživateli závisí na vztazích uživatelů v organizační struktuře)
      Jen uložit – uloží rozpracovaný případ, ale nesplní jej.
      Splnit úkol – splní úkol = Přesune se v přehledech do splněných úkolů a nebude se zobrazovat v upomínkách Nedokončených případů.
      Zavřít – zavře rozpracovaný případ bez uložení (případ se zobrazí v nedokončených úkolech)

    Zadání nového případu

    Podívejte se, jak lze jednoduše zadat nový případ pomocí nadefinované šablony.

    stáhnout pdf

    více

    S využitím předem definovaných šablon je zadání nového případu otázkou několika vteřin.

    Zadat nový případ je možné odkudkoli z aplikace pomocí ikony „Nový“.

    V dialogovém okně vybereme šablonu, podle které chceme případ zpracovat, a případ pojmenujeme. Tyto údaje jsou povinné a nebude možno bez nich případ založit.

    Dále můžeme zvolit prioritu požadovaný termín splnění případu. Tyto údaje již nejsou povinné.

    Podle definice jednotlivých kroků šablony se nový případ rozběhne. Zde jsme vybrali šablonu, kterou jsme definovali v kapitole „Vytvoření šablony – konkrétní příklad“.

    První krok byl automatický start, který proběhne bez zasahování uživatelů a podle definovaného postupu se otevře následující krok – vyplnění žádosti o proplacení žádosti. Další zpracování žádosti již usměrňuje sama aplikace team assistant, která automaticky zvýrazní možnosti, které lze s žádostí udělat. Aby bylo úkol možno splnit, je nutno vyplnit všechna povinná pole označená *.

    Po vyplnění všech polí a splnění úkolu aplikace automaticky posune řešení případu k dalšímu kroku a přiřadí předdefinovaného řešitele.

    E-mailová notifikace

    Podívejte se, jak lze nadefinovat E-mailovou notifikaci.

    stáhnout pdf

    více

    Emailová notifikace slouží ke komunikaci s uživatelem, který se účastní procesu. Můžete jej tímto informovat o nějakém rozhodnutí (například neschválení, potvrzení aj.) e-mailovou cestou. E-mailová notifikace se vytváří jako samostatný úkol, kde zadáte e-mail příjemce, předmět a obsah zprávy. Když okolnosti procesu dospějí k danému úkolu, team assistant odešle předem připravený e-mail zadanému příjemci. Veškeré formátování se provádí pomocí rich-text editoru, takže není nutné znát žádné znaky pro formátování textu v html.

    Nejdříve nastavte požadovaný úkol na typ „E-mailová notifikace“.

    Po přepnutí se na kartu „Notifikace“ se Vám zobrazí podrobné možnosti editace generovaného e-mailu.

    Nejprve byste měli určit adresáta notifikace. Máte na výběr z několika možností. Adresát může být:

    • Iniciátor případu
    • Supervizor úkolu
    • Řešitel úkolu, který vyberete
    • Konkrétně vybraná osoba (zadáte konkrétní e-mailovou adresu)
    • Celá organizační jednotka
    • Uživatelé s danou rolí
    Dále vyplníte předmět a tělo zprávy. K formátování textu slouží rich-text editor. Do těla máte možnost vkládat nejen prostý text, ale i hodnoty proměnných, které jsou použité v dané šabloně. Hodnotu zapíšete tak, že mezi složené závorky „{“ a „}“ vepíšete název proměnné, jejíž hodnotu chcete vypsat do těla e-mailu. Automatické vkládání data a čísla smlouvy zapíšete tedy takto:

     
    Logo Team Assistant VideoukázkaKontakt